Những Nguyên Tắc VÀNG Giúp Cắt Giảm Chi Phí Trong Kinh Doanh

Nói đên kinh doanh thì hẳn ai cũng biết và nhắm đến cái đích cuối cùng là lợi nhuận. Có thể đó không phải là mục tiêu duy nhất nhưng gần như là mục đích cuối cùng mà một người làm kinh doanh muốn đạt được. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu được lợi nhuận không chỉ được tạo nên bởi doanh số mà còn bị ảnh hưởng trực tiếp bởi chi phí. Như vậy, rõ ràng có 2 cách để cải thiện mức lợi nhuận hiện tại của bạn: tăng doanh thu và giảm chi phí. Tuy nhiên , để tăng được doanh thu thì cần cả một quá trình dài với rất nhiều chiến dịch cải tiến và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Vì vậy, giảm thiểu chi phí trong giới hạn cho phép sẽ là phương pháp khả quan hơn cả.

Kiến thức cơ bản về chi phí

      Chi phí là gì

Để có thể cắt giảm được chi phí thì trước hết bạn cần hiểu rõ chi phí là gì và có những loại chi phí nào. Bạn không cần phải tìm đọc những từ điển kinh tế hay những cuốn sách giáo khoa về kinh doanh làm gì cho phức tạp, chỉ cần hiểu rằng chi phí là những thứ bạn phải bỏ ra (bao gồm cả vật chất và dịch vụ) nhằm tạo ra lợi ích về mặt kinh tế và lợi ích cũng như thứ bạn bỏ ra phải được đo  lường bằng tiền.  

Các loại chi phí cần lưu ý

Nhìn chung, nếu chia theo mặt hàng kinh doanh thì có 2 loại doanh nghiệp là doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoặc cùng lúc cung cấp cả 2. Vì vậy khi muốn cắt giảm chi phí, những loại chi phí cần chú trọng vào cũng không giống nhau. Nếu như ở các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, thì chi phí chính sẽ rơi vào 2 loại là chi phí bán hàng (chi phí vận hành kinh doanh) và chi phí quản lý chung. Còn đối với các doanh nghiệp bán hàng tự sản xuất, thì còn phải chú trọng thêm chi phí sản xuất (lại chia làm chi phí trực tiếp, gián tiếp hoặc chi phí cố định, chi phí thay đổi), kho bãi và vận chuyển. Với những doanh nghiệp cung cấp cả hàng hóa lẫn dịch vụ thì tất nhiên sẽ phải chú trọng tất cả những loại chi phí này rồi. 

Những nguyên tắc cắt giảm chi phí  

Lựa chọn nhà cung cấp

Đây là nguyên tắc áp dụng chung cho tất cả các loại hình kinh doanh. Bạn đừng nghĩ là chỉ khi sản xuất hay bán hàng thì mới cần để ý lựa chọn  nguồn nguyên liệu hay nguồn hàng. Thực ra những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cũng phải có nguồn cũng cấp một số tài nguyên nhất định. Ví dụ, bạn mở dịch vụ tour du lịch. Khi đó nhà cung cấp sẽ là các nhà xe, nhà hàng, khách sạn mà liên kết với bạn để cung cấp các dịch vụ bao gồm trong nội dung của tour đó. Hoặc bạn muốn chạy quảng cáo để quảng bá thương hiệu công ty mình, thì nhà cung cấp cần lựa chọn khi đó sẽ là các công ty quảng cáo. Còn nếu bạn nghĩ rằng mình tự sản xuất ra hàng rồi tự bán thì cần gì nhà cung cấp nào khác thì bạn cũng nhầm rồi. Khi đó nhà cung cấp sẽ là những nguồn cung nguyên liệu thô và các phụ liệu cần cho quá trình sản xuất.

Như vậy có thể thấy vấn đề lựa chọn nhà cung cấp vô cùng quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới mọi doanh nghiệp. Vì thế trước khi kí hợp đồng dài hạn với 1 nhà cung cấp nào đó, hãy đi tìm hiểu thật kĩ càng để có thông tin phục vụ cho việc so sánh, cân nhắc giữa những nguồn cung này với nhau. Đừng dại dột mà nhảy bổ vào ngay người đầu tiên bạn tìm được. Cái cần so sánh tất nhiên là giá thành và chất lượng. Nếu giá thành thấp nhưng chất lượng lại quá kém thì có thể giúp bạn giảm chi phí thật đấy nhưng sau 1 thời gian ngắn, doanh thu chắc chắn cũng sẽ giảm theo thôi. Ngược lại nếu chất lượng tốt nhưng giá lại quá cao thì cũng chưa chắc sẽ giúp kéo doanh thu của bạn lên nhưng chắc chắn sẽ kéo chi phí lên. Vì vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp, cần chú ý đến phân khúc khách hàng mà mình đang hướng tới, xem người ta sẽ bỏ ra mức tiền bao nhiêu cho mức chất lượng thế nào.

Ngoài ra, cũng cần xem xét độ ổn định của nhà cung cấp đó. Nếu họ đưa ra giá rất thấp, rất hấp dẫn nhưng thường xuyên sai tiến độ khiến bạn phải đi mua bù ở những nơi khác thì chi phí khéo không được giảm đi mà còn tăng lên. Ổn định là điều rất cần thiết trong kinh doanh, nên thay vì chỉ chăm chăm tìm nơi có giá thấp nhất, bạn có thể chọn chỗ giá cao hơn 1 chút nhưng lại đảm bảo hoạt động ổn định hơn. Nên có vài nhà cung cấp dự phòng chứ đừng chỉ trung thành duy nhất với 1 nguồn nào đó để tránh bị ép giá trong những giai đoạn quan trọng của bạn. Hơn nữa nên đặt mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để nhận được những ưu đãi nhất định như giảm giá hay nới rộng thời gian thanh toán.

Cắt giảm chi phí vận hành chung 

Đây cũng là 1 điều mà rất nhiều doanh nghiệp chưa lưu ý đến và cũng áp dụng cho cả kinh doanh dịch vụ lẫn hàng hóa. Trừ khi doanh nghiệp của bạn không cần thuê văn phòng hay mặt bằng, còn nếu không tất cả những chi phí như thuê nhà hay điện, nước, internet, điện thoại đều góp 1 phần không nhỏ vào đống hóa đơn của bạn. Để giảm các loại chi phí này thì tất nhiên là cần đặt ra những quy định rõ ràng về việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp cho toàn thể nhân viên và chính bạn. Chỉ những hành động nhỏ như ra về tắt điện cũng giúp bạn tiết kiệm được 1 khoản lớn theo thời gian dài.

Hơn nữa, đừng thuê những mặt bằng quá to chỉ để có nhiều chỗ xếp đồ trang trí, hãy đơn giản hóa văn phòng làm việc để tiết kiệm diện tích. Nếu là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đơn thuần hoặc bán hàng quy mô nhỏ thì bạn có thể nghĩ đến việc chuyển toàn bộ quá trình thành online (giống như hình thức bán hàng online) để không tốn tiền thuê văn phòng lớn. Ngày nay Internet vô cùng phát triển khiến mọi công việc đều có thể được thực hiện và quản lý online nên đây đang là xu hướng được nhiều nước trên thế giới ưa chuộng.

Cắt giảm chi phí nhân công 

Giảm chi phí nhân công không có nghĩa là bạn phải thuê ít người đi và bắt nhân viên làm nhiều hơn. Cắt giảm chi phí nhân công ở đây nên được hiểu là tối ưu năng suất lao động của nhân viên. Khi năng suất lao động được đẩy lên thì tự nhiên bạn sẽ không cần mất nhiều người cho cùng 1 khối lượng công việc.

Hiện nay tình trạng quản lý lỏng lẻo và phân bố công việc bất hợp lý khiến nhân viên có nhiều thời gian ngồi rảnh rỗi lướt facebook trong giờ làm việc là rất phổ biến trong khi lương được nhận thì vẫn như thế. Vậy thì cần phải làm gì? Tất nhiên không phải là bóc lột sức lao động hơn hay gò bó nhân viên 1 cách cứng nhắc rồi. Nhưng thay vì để nhân viên của mình ngồi lướt web trong giờ làm việc thì bạn nên sắp xếp giờ giải lao giữa buổi để họ có thời gian riêng để nghỉ ngơi giải trí cho bớt căng thẳng. Cùng với đó cần phải quy định rõ ràng mức phạt cho những ai làm việc riêng trong giờ làm việc. Đồng thời phải xem xét lại khối lượng công việc được phân bố cho từng người để điều chỉnh cho phù hợp. Như vậy mới có thể tăng cao năng suất làm việc để giảm số lượng nhân công cần thuê.

Ngoài ra, thay vì kí hợp đồng dài hạn với chế độ phụ cấp, bảo hiểm đầy đủ hoặc thậm chí là những đãu ngộ đặc biệt để tuyển những người có bằng cấp cao về làm việc cho mình, thì hãy nghĩ đến việc thuê các cộng tác viên hoặc bên thứ 3 phụ trách những dự án nhỏ lẻ mang tính nhất thời. Chi phí bạn phải bỏ ra sẽ thấp hơn nhiều mà kết quả vẫn thế. Ví dụ, bạn đang cần viết bài quảng cáo cho sản phẩm nào đó, thay vì thuê hẳn 1 người chuyên làm về quảng cáo với đãi ngộ đầy đủ, thì chỉ cần thuê 1 cộng tác viên chuyên viết về lĩnh vực đấy và trả tiền theo số lượng và chất lượng bài viết.

Cắt giảm chi phí kho bãi 

Với những doanh nghiệp sản xuất hoặc buôn bán hàng hóa với số lượng vừa và lớn thì phải thuê kho bãi để chứa hàng là điều khó tránh khỏi. Thế nên lựa chọn kho chứa như thế nào cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí bán hàng của bạn. Tất nhiên cũng giống như chọn nhà cung cấp (thực ra nguồn cho thuê kho cũng là 1 nhà cung cấp) bạn cần so sánh và lựa chọn, kết hợp giữa giá cả và chất lượng. Ngoài ra, hãy chọn kho gần với nơi sản xuất nhất có thể để giảm thời gian và chi phí vận chuyển cũng như giảm khả năng sảy ra thiệt hại trong lúc vận chuyển.

Đừng cố sản xuất quá nhiều rồi mất công tích trữ đầy cả kho trong khi tốc độ tiêu thụ lại chậm hơn nhiều. Càng giữ hàng trong kho lâu nghĩa là chi phí vận hành kho lại càng cao vì nhiều mặt hàng cần được giữ trong môi trường với nhiều tiêu chuẩn chặt chẽ.

Cắt giảm chi phí sản xuất 

Chi phí sản xuất thường được chia thành chi phí thay đổi và chi phí cố định. Chi phí thay đổi (thường đến từ nguyên vật liệu) sẽ thay đổi tỉ lệ thuận với số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sản xuất còn chi phí cố định (thường đến từ khấu hao máy móc hay thuê mặt bằng) sẽ luôn giữ ở mức như nhau cho dù có làm nhiều hay ít sản phẩm. Ví dụ bạn may quần áo để bán, thì số tiền mua vải sẽ thay đổi tùy vào số áo bạn may nhưng cái máy khâu bạn sử dụng vẫn được khấu hao đều đặn hàng tháng dù bạn có may nhiều hay ít áo đi nữa. Đến đây có thể thấy rằng để giảm chi phí sản xuất cố định thì phải cố gắng tận dụng tối đa đống máy móc của bạn. Còn muốn giảm chi phí thay đổi thì không có cách nào khác đó là tìm nguồn cung giá rẻ.

Ngoài ra, có 1 điều mà một số người thường hay mặc nhận đó là đã là doanh nghiệp sản xuất thì lúc nào cũng tự sản xuất hàng để bán. Tuy nhiên thực tế không phải như vậy. Đôi khi số lượng đơn hàng quá lớn mà quy mô sản xuất của bạn không đủ lớn để đáp ứng thì việc mua của nhà cung cấp khác rồi bán lại với giá cao hơn mới là lựa chọn đúng đắn. Thay vì tốn thêm chi phí lắp đặt máy móc mới và mở rộng quy mô sản xuất rất tốn kém chỉ để cho 1 đơn hàng nhất định, thì mua ngoài rồi bán lại dù lãi ít nhưng vẫn giữ được khách hàng. Tất nhiên phải đảm bảo nguồn hàng đấy có chất lượng đảm bảo.

Trên đây chỉ là 1 số gợi ý chung cho việc cắt giảm chi phí trong kinh doành mà có thể áp dụng cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Còn vào từng trường hợp cụ thể thì lại phải xử lý theo những cách cụ thể riêng. Hi vọng những gợi ý nhỏ này có thể giúp bạn trong bước đầu cải thiện lợi nhuận của mình.